Семь промптов для проектов в YouGile: ChatGPT и Claude ведут задачи без ручных кликов

Ниже семь готовых формулировок. С ними можно собрать проект, найти застрявшую работу, проверить дубли и подготовиться к встрече с сотрудником, не открывая трекер вручную.

Раньше, чтобы понять, где застряла работа, приходилось искать нужную доску, ставить фильтры и смотреть отчёты. Разработчики YouGile в своём материале пишут, что через MCP ChatGPT и Claude уже анализируют задачи и обсуждения, создают проекты и вносят изменения. Канбан-доска здесь означает доску с колонками-этапами, по которым задачи двигаются слева направо.

Что понадобится?

• Аккаунт YouGile. Для команд до 10 человек сервис бесплатный.
• ChatGPT или Claude, подключённые к YouGile через MCP. Пошаговую настройку подключения источник не приводит.
• Названия ваших проектов и досок, имена сотрудников, нужные даты.
• Время, чтобы проверить предложения ИИ до того, как он что-то изменит.

Семь промптов для YouGile: от нового проекта до инструкций новичкам

1. Соберите проект с нуля. Пример из источника: онбординг новичков, то есть ввод нового сотрудника в работу. HR в промпте означает кадровую службу.

Создай в YouGile проект «Онбординг сотрудников». Нужна доска, где каждый новый сотрудник оформлен отдельной задачей, а её положение показывает этап адаптации. Добавь шаблон онбординга с этапами: подготовка к выходу, доступы и оборудование, знакомство с командой, испытательный срок и чекпоинты на 1-й, 30-й и 90-й день. Создай типовые задачи для HR, руководителя и ИТ. Сам настрой структуру проекта, доски и добавь примеры задач.

1. Получите отчёт о том, что сделали и что застряло.

В YouGile в проекте [название] за период [даты] изучи историю событий и собери: что закрыли и кто это сделал; какие задачи появились; что продвинулось по этапам; какие работы стояли без движения; где возникли риски: просрочки, возвраты назад, задачи без исполнителя. Подготовь визуальный отчёт с выводами и ссылками на задачи. Ничего не меняй.

1. Найдите заброшенные задачи. Стикер в YouGile работает как цветная метка на задаче.

В проекте [название] предложи настройку стикера «Пыль» с тремя состояниями: «Пылится» от 14 до 29 дней, «Зарастает» от 30 до 59 дней, «Заброшена» от 60 дней. Если стикер уже существует, используй его. По истории событий найди последнее значимое действие каждой незавершённой задачи: перемещение, изменение чек-листа, исполнителя или подзадачи, а также сообщение с новой информацией о ходе работы или принятым решением. Переименование, изменение цвета и перенос дедлайна не учитывай. Если простой меньше 14 дней, сними стикер. Меняй его состояние, не добавляя второй. Сначала покажи список изменений и количество задач по категориям. Применяй только после подтверждения. Больше ничего не меняй.

1. Проверьте, не делает ли кто-то ту же работу.

Вот задача, которую мы собираемся создать: [описание]. Проверь все доступные проекты YouGile. Найди задачи и обсуждения, которые совпадают с новым поручением по смыслу или частично пересекаются с ним. Для каждого совпадения укажи исполнителя, статус, расположение, ссылку на задачу и объясни, в чём сходство. Предложи, стоит ли создавать новую задачу, объединить работу или продолжить уже существующую. Ничего не меняй без согласования.

1. Подготовьтесь к встрече один на один.

Изучи задачи [имя сотрудника] в YouGile за последние две недели. Покажи, что он завершил, какие работы продвинул, а какие застряли. Проверь обсуждения: где сотрудник задавал вопросы и не получил ответа, от кого ждёт решения. Отделяй факты от предположений. Не считай отсутствие изменений доказательством бездействия. Добавь ссылки на задачи. Ничего не меняй.

1. Наведите порядок на доске.

Изучи доску [название] в YouGile. Сейчас процесс устроен так: [описание]. Посмотри колонки, стикеры и движение задач. Предложи, какие этапы объединить, убрать или добавить. Сформулируй правила создания задач, обязательные данные и условия перехода между этапами. Покажи предлагаемую структуру доски и объясни, какие проблемы решает каждое изменение. Ничего не меняй до согласования.

1. Напишите инструкции для новичков.

Изучи доску [название] в YouGile. Мы используем её для [описание процесса]. Посмотри колонки, стикеры и их значения. Подготовь короткие инструкции для Базы знаний: как создавать задачи; что означают колонки; как понять, что работа завершена. Сделай инструкции короткими и понятными новичку без дополнительных объяснений. Если информации не хватает, спроси. После согласования добавь тексты в Базу знаний. Если прав или технической возможности для изменения нет, оставь готовые тексты для публикации.

Что делать с этим прямо сейчас, по ролям

Автору Дзена. Заведите в YouGile доску контент-плана и раз в неделю запускайте промпт про стикер «Пыль»: он покажет черновики, к которым вы давно не возвращались.

Маркетологу. Промпт с отчётом закрывает еженедельную сводку для руководителя или клиента: что закрыли, что застряло, где просрочки, со ссылками на задачи.

Предпринимателю из РФ и СНГ. YouGile российский сервис, обходные пути для самого трекера не нужны, а команда до 10 человек работает бесплатно. Работают ли с ним через MCP российские YandexGPT и GigaChat, источник не сообщает.